Adjointe de direction

Notre client, une grande entreprise dans le domaine du transport, est à la recherche d'une adjointe de direction ayant des compétences prouvées dans le domaine juridique pour se joindre à son équipe.

Soutien juridique

• Préparation et rédaction : Élaboration et mise en forme de documents juridiques (contrats, ententes, baux, etc.).
• Documents corporatifs : Rédaction et mise à jour des livres de procès-verbaux et autres documents administratifs.
• Gestion de documentation : Création d'une structure numérique pour les documents juridiques et corporatifs.
• Conformité réglementaire : Préparation de résolutions annuelles et déclarations réglementaires, mise à jour des registraires.
• Recherche légale : Recherche dans les lois et jugements pour rester informé des évolutions législatives.
• Conformité légale : Support à la conformité des lois (protection des renseignements personnels, etc.).
• Coordination externe : Collaboration avec avocats et représentants externes.

Soutien à la gouvernance et support administratif

• Suivi du calendrier corporatif : Gestion des échéances importantes et utilisation d'outils comme Outlook et SharePoint.
• Gestion des priorités : Identification des documents urgents et réponse au courrier général.
• Documentation des comités : Maintien des chartes et prise de notes lors des réunions.
• Coordination de projets : Suivi des projets de la fonction finance et administration.
• Rédaction et traduction : Création et révision de divers documents (rapports, contrats, etc.).
• Gestion des registres internes : Mise à jour des listes de signataires et accès informatiques.
• Logistique d'événements : Organisation de réunions et formations (convocations, réservations, etc.).

Gestion documentaire

• Mise en place de la gestion documentaire : Élaboration des politiques et procédures de gestion documentaire.
• Déploiement de logiciel : Participation au développement de SharePoint, gestion des accès et formation des utilisateurs.

Profil

• Formation collégiale en technique juridique, gestion documentaire, secrétariat, bureautique ou l'équivalent ;
• Expérience en tant qu'adjoint à la direction d'au moins 5 ans ;
• Expérience dans un environnement nécessitant de travailler avec plusieurs personnes et sur plusieurs projets simultanément dans un contexte juridique au sein d'une grande entreprise ;
• Connaissance de la terminologie de la documentation juridique ;
• Excellente maîtrise des logiciels Word, Excel, Powerpoint et Outlook ;
• La connaissance du logiciel SharePoint sera considérée comme un atout ;
• Excellentes habiletés de rédaction et très haut niveau de maîtrise du français autant à l'oral qu'à l'écrit, de même que de l'anglais ;
• Excellent sens de l'organisation, de la priorisation et du respect des échéanciers.

Informations contractuelles

• Poste permanent, de jour ;
• Horaire flexible de 37.5 h par semaine ;
• Télétravail ;
• Programme d'assurance collective complet ;
• Régime enregistré d'épargne-retraite avec cotisation de l'employeur ;
• Programme d'aide aux employés et télémédecine ;
• Programme de formation continue offert aux employés ;
• Vacances annuelles ;
• Congés mobiles, congés maladies et fériés fédéraux ;
• Café gratuit !